Bereits beim Erstkontakt sollte sich die Agentur kompetent und professionell präsentieren. Ein guter Ansprechpartner gestaltet die Kontaktaufnahme unkompliziert und zeigt sich offen für das Anliegen des Kunden. Im Gegensatz dazu weisen vage Pauschalantworten und das Zusenden einer vorgefertigten Präsentation darauf hin, dass die Eventagentur wenig daran interessiert ist, auf individuelle Kundenwünsche einzugehen. In diesem Fall empfiehlt sich eine Zusammenarbeit nicht. Während der Phase vor der Beauftragung zeichnet sich ein guter Eventmanager durch Erreichbarkeit, schnelle, korrekte Antworten sowie eine transparente Dokumentation aller Leistungen und Kosten aus. Er stellt sich auf den Kunden, dessen Präferenzen sowie die Eigenheiten des Events ein. Auf diese Weise schafft er die Voraussetzungen, um eine Veranstaltung professionell zu planen und erfolgreich durchzuführen.